आपके कार्यदिवस के दौरान इतने सारे विकर्षणों के साथ, ध्यान खोना मुश्किल नहीं है। अनावश्यक कार्यों पर कीमती समय बर्बाद करने से बचने में आपकी मदद करने के लिए हमारे पास 4 प्रमुख सुझाव हैं। 
संगठित लोग उन लोगों की तुलना में बहुत बेहतर प्रदर्शन करते हैं जो चीजों को गन्दा और लावारिस छोड़ देते हैं। बस निम्नलिखित परिदृश्य की कल्पना करें: आप एक महत्वपूर्ण फ़ाइल की तलाश कर रहे हैं, लेकिन आपके फ़ोल्डर्स हर जगह हैं, जिससे आप मिनट बर्बाद कर रहे हैं। बस हमारे सुझावों का पालन करके आप इस तरह की स्थितियों से बच सकते हैं।
आपको संगठित रहने में मदद करने के लिए युक्तियाँ
आइए एक नज़र डालते हैं कि आप कैसे अधिक संगठित हो सकते हैं और इस प्रक्रिया में अपनी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।
1. अपनी सूचनाएं, संदेश और ईमेल प्रबंधित करें
अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित होने देना एक सबसे बड़ी गलती है जो आप एक कामकाजी व्यक्ति के रूप में कर सकते हैं। चाहे आप अपने सहकर्मियों के साथ सीधे संदेश या ईमेल के माध्यम से संवाद करें, सुनिश्चित करें कि आपकी आने वाली सूचनाओं को हमेशा समयबद्ध तरीके से सुलझाया जाता है।
जब भी आपको कोई संदेश मिले, कोशिश करें और जल्द से जल्द जवाब दें। बहुत से लोग विचलित हो जाते हैं और उत्तर देना या संदेश पढ़ना भी भूल जाते हैं। जब आपके पास महत्वपूर्ण प्रश्न, अपॉइंटमेंट या डेटा आपके पास आ रहा हो तो यह एक बहुत बड़ी गलती हो सकती है।
संदेशों को ढेर करने देना भी उत्तर नहीं है। जितनी देर आप ईमेल और संदेशों को बिना ध्यान दिए छोड़ेंगे, उत्तर लिखना उतना ही कठिन होगा। जैसे-जैसे समय बीतता जाएगा, आप दोषी महसूस करेंगे और जवाब न देने का बहाना बनाना होगा। अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने के लिए हमेशा अपने आने वाले ईमेल और संदेशों के शीर्ष पर रहकर इससे बचें।
कई ईमेल एप्लिकेशन आपको अलग-अलग इनबॉक्स भी सेट करने की अनुमति देते हैं। फ़ोल्डर बनाने और संदेशों को मैन्युअल रूप से या यहां तक कि स्वचालित रूप से सॉर्ट करने के लिए इसका लाभ उठाएं। हम आपको यह भी सलाह देते हैं कि आप स्पैम संदेशों को बार-बार हटा दें, और सुनिश्चित करें कि आपने अपने व्यावसायिक ईमेल पर किसी भी अनावश्यक न्यूज़लेटर की सदस्यता नहीं ली है।
2. एक फ़ाइल नामकरण प्रणाली बनाएँ
विंडोज़ 10 डेस्कटॉप आइकन अपडेट के बाद गायब हैं
जब काम करने की बात आती है तो अपनी फाइलों को गड़बड़ी में छोड़ना एक बड़ा नुकसान है। यह आश्चर्य की बात नहीं है कि उचित नामकरण और संगठन प्रणाली के बिना, आपको अपने काम के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण फाइलों और दस्तावेजों का पता लगाने में कठिनाई होगी।
आपके फ़ोल्डर्स में गड़बड़ी होने से आप किसी प्रोजेक्ट के दो या अधिक संस्करणों को मिला सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने एक लंबी रिपोर्ट टाइप की है, लेकिन संशोधन करना समाप्त कर दिया है, तो आप उचित नामों के बिना मूल और संपादित फ़ाइल को मिला सकते हैं।
उदाहरण के लिए, मैं अपने लेख ड्राफ़्ट को 'Organization_V1' जैसे लेबल करता हूँ। इस प्रणाली का उपयोग करते हुए, मैं अपने दूसरे मसौदे का नाम 'Organization_V2' रखूंगा। एक बार जब परियोजना में शामिल सभी लोग फ़ाइल से खुश हो जाते हैं, तो मैं इसे 'Organization_FINAL' नाम दूंगा। बेशक, आपको किसी और के समान सटीक प्रणाली का उपयोग करने की ज़रूरत नहीं है - केवल एक चीज जो मायने रखती है वह यह है कि आप अपनी फाइलों के नाम के अनुरूप बने रहें।
या तो फ़ोल्डरों की उपेक्षा न करें! सुनिश्चित करें कि हमेशा आवश्यकतानुसार ढेर सारे सब-फोल्डर बनाएं। ये आपके लिए व्यवस्थित रहना और अव्यवस्था से बचने के लिए विभिन्न संसाधनों को छांटना आसान बनाते हैं।
3. एक कुशल कार्यक्रम रखें
अपने दिन की योजना बनाना सबसे अच्छे तरीकों में से एक है अपनी उत्पादकता बढ़ाना और संगठन। यह जानना कि आपको क्या करने की आवश्यकता है और आप क्या करना चाहते हैं, इससे पहले कि बहुत देर हो जाए, आपको काम करने के लिए प्रेरित करेगा।
विंडोज़ 10 ब्राइटनेस बटन काम नहीं कर रहा है
यह वेबसाइट पर प्रकाशित पिछले लेख का एक अंश है। यदि आपको अधिक मार्गदर्शन की आवश्यकता है, तो हम अत्यधिक अनुशंसा करते हैं कि आप हमारी जाँच करें ' प्रभावी ढंग से अपने दिन की योजना कैसे बनाएं ' लेख।
यहां तक कि अगर आपने पहले कभी योजना नहीं बनाई है, तो शुरू होने में देर नहीं हुई है। एक पेन और एक नोटबुक लें, या किसी वर्चुअल नोट एप्लिकेशन का उपयोग करें, और अपने जीवन में व्यवस्था लाने के लिए तैयार हो जाएं! हमेशा आगे की योजना बनाकर अपने सप्ताहों को अपने से दूर न जाने दें।
जब भी आप अपने दिन की योजना बना रहे हों, काम और जीवन से संबंधित कार्यों के बीच एक स्पष्ट रेखा खींचना सुनिश्चित करें। यह आपके दिमाग को आपके काम के माहौल से बाहर आराम करने और अपने लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से प्राप्त करने की अनुमति देगा। अपने काम से बाहर के कार्यों को कभी भी मिक्स एंड मैच न करें।
मुझे लगता है कि मेरे मुख्य कार्यों को छोटे, अधिक प्रबंधनीय उप-कार्यों में तोड़ने से इस समस्या में मदद मिलती है। छोटे कार्य तुरंत कम बोझिल लगते हैं और आप अधिक प्रेरित रवैये के साथ चीजों को करने के लिए बैठ जाते हैं।
4. अपने कार्यस्थल को अव्यवस्थित करें
आपके वास्तविक कार्यक्षेत्र की स्थिति उतनी ही महत्वपूर्ण है जितनी कि आपका वर्चुअल। यदि आपका कार्यक्षेत्र विचलित करने वाला और गन्दा है तो स्पैम ईमेल से छुटकारा पाना और अपनी फ़ाइलों को व्यवस्थित करना पर्याप्त नहीं हो सकता है।
बहुत से लोग पाते हैं कि आपके मोबाइल फोन, टीवी, रेडियो जैसे सभी विकर्षणों को दूर करने और यहां तक कि अस्थायी रूप से कंपनी से छुटकारा पाने से आपकी उत्पादकता में वृद्धि होगी। सुनिश्चित करें कि आपके पास केवल वही चीजें हैं जिनकी आपको अपने कार्य डेस्क पर किसी भी समय आवश्यकता हो सकती है - स्टिकी नोट्स, आपकी नोटबुक, पेन, और निश्चित रूप से, आपकी नोटबुक या पीसी।
एकांत जगह पर काम करने से भी मदद मिलती है। सुनिश्चित करें कि आप विचलित करने वाले शोर, बातचीत या इलेक्ट्रॉनिक्स नहीं सुन सकते। यदि संभव हो तो, एक कार्य वातावरण बनाएं जहां आप पूरे कमरे को काम के अलावा कुछ भी नहीं समर्पित कर सकें। यह आपके दिमाग को उस स्थान को उत्पादकता और काम करने के साथ जोड़ने में मदद करेगा।
अंतिम विचार
हमें खुशी है कि आपने इस लेख को यहाँ तक पढ़ा :) धन्यवाद :)
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अग्रिम पठन
> नींद आपके कार्यदिवस को कैसे प्रभावित करती है
> 3 सुरक्षा ऐप्स जिन्हें आप नहीं जानते थे आपको चाहिए
> कार्यस्थल पर अपनी उत्पादकता बढ़ाने के टिप्स
> दूर से काम करना: फर्स्ट-टाइमर के लिए सुझाव और सुझाव
> घर से काम करते हुए अधिक उत्पादक बनने के लिए 7 कदम
