13 एक्सेल टिप्स और ट्रिक्स आपको एक प्रो में बनाने के लिए

Microsoft Excel सैकड़ों टूल और अंतहीन संभावनाओं वाला एक एप्लिकेशन है। यह केवल सॉफ्टवेयर के साथ शुरू करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए काफी डराने वाला हो सकता है। एप्लिकेशन के नीचे दिए गए टिप्स और ट्रिक्स एप्लिकेशन को बेहतर और तेज़ी से उपयोग करके आपका अनुभव बनाने का लक्ष्य रखते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके पास Microsoft Excel के साथ कितना अनुभव है, नई परियोजनाएँ बनाते समय आपकी उत्पादकता और कार्यक्षमता बढ़ाने में आपकी मदद करने के लिए हम यहाँ हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल टिप्स एंड ट्रिक्स

ध्यान दें : नीचे दिए गए टिप्स एक्सेल 2016 या उसके बाद के लिए लिखे गए हैं। Microsoft Excel के पुराने संस्करणों में अलग-अलग चरणों की आवश्यकता हो सकती है, या उनमें अनुपलब्ध विशेषताएं हो सकती हैं।

आइए देखें कि कैसे आप केवल 13 युक्तियों और ट्रिक्स का उपयोग करके एक पेशेवर एक्सेल उपयोगकर्ता बन सकते हैं।

1. एक साथ कई पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ें

एक्सेल में एक साथ कई कॉलम कैसे डालें

Excel में स्प्रेडशीट सबसे आम बात है। जब भी स्प्रैडशीट बनाएं, तो आप कभी-कभी एक साथ सैकड़ों बार नई पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ रहे होंगे। इस सरल चाल को आसानी से नई प्रविष्टियों को जोड़ने के बजाय, विभाजित दूसरे में करना आसान बनाता है।

एक्सेल में एक साथ कई पंक्तियों या स्तंभों को जोड़ने का तरीका है।

विंडोज़ 10 स्क्रीन टाइमआउट काम नहीं कर रहा है

1. आप सम्मिलित करना चाहते हैं के रूप में पंक्तियों या स्तंभों की समान मात्रा हाइलाइट करें। पंक्तियों और स्तंभों के अंदर डेटा हो सकता है - यह नई कोशिकाओं को प्रभावित नहीं करेगा।
2. किसी भी चयनित सेल पर राइट-क्लिक करें, फिर क्लिक करें डालने संदर्भ मेनू से।
3. मूल रूप से हाइलाइट की गई पहली सेल के ऊपर या नीचे नई, रिक्त कोशिकाएँ दिखाई देंगी। इसे चुना जा सकता है।

जैसा कि आप नीचे दिए गए उदाहरण में देख सकते हैं, बल्क में नई कोशिकाएं बनाना बेहद आसान है और इससे आपका समय भी बचेगा।

2. अपने डेटा पर फ़िल्टर लागू करें

एक्सेल स्प्रेडशीट में किस प्रकार के आइटम को फ़िल्टर किया जा रहा है

डेटा के सेट के साथ काम करते समय, इसे सरल बनाने से आपको पैटर्न और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी देखने में मदद मिल सकती है जो आपको चाहिए। विशिष्ट डेटा प्रविष्टियों के लिए सैकड़ों पंक्तियों और स्तंभों के माध्यम से ब्राउज़ करना केवल त्रुटि के लिए जगह छोड़ देता है। यह वह जगह है जहाँ एक्सेल का डेटा फ़िल्टर एक बड़ी मदद है।

जैसा कि नाम से पता चलता है, फ़िल्टर आपके डेटा को क्यूरेट करने में आपकी मदद करते हैं और केवल आपको विशिष्ट मानदंडों के लिए प्रविष्टियाँ दिखाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास ग्राहकों की एक लंबी सूची है, लेकिन आप केवल कैलिफ़ोर्निया के लोगों को प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो एक फ़िल्टर लागू करें। यह प्रत्येक ग्राहक प्रविष्टि को छिपाएगा जो एक अलग स्थान निर्दिष्ट करता है। इट्स दैट ईजी!

आइए देखें कि आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में फ़िल्टर कैसे लागू कर सकते हैं।

1. उस स्प्रैडशीट को खोलें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
2. पर क्लिक करें डेटा रिबन से टैब, और चुनें फ़िल्टर । यह आपकी संपूर्ण स्प्रैडशीट के लिए फ़िल्टरिंग चालू करेगा, जिसे आप प्रत्येक शीर्ष लेख के लिए जोड़े गए ड्रॉप-डाउन तीर द्वारा देख सकते हैं।
3. जिस कॉलम को आप फ़िल्टर करना चाहते हैं, उसके लिए ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें। एक नई विंडो दिखाई देनी चाहिए।
4. चुनें कि आप अपने डेटा को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं। किसी भी हेडिंग से उस टिक को हटा दें जिसे आप प्रदर्शित नहीं करना चाहते और अनुकूलित करें कि कैसे एक्सेल आपके शेष डेटा को सॉर्ट करता है।

3. एक क्लिक के साथ डुप्लिकेट प्रविष्टियों को निकालें

एक्सेल में डुप्लिकेट सेल निकालें

विशेष रूप से डेटा के बड़े सेट में, आपके पास कुछ अवांछित डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ हो सकती हैं। हालांकि इन प्रविष्टियों को मैन्युअल रूप से ढूंढना संभव है, लेकिन उन्हें पीछे छोड़ने के बिना उन्हें हटाने का एक बहुत तेज़ तरीका है। आइए देखते हैं कैसे।

1. उस पंक्ति या स्तंभ को हाइलाइट करें जिसे आप डुप्लिकेट से निकालना चाहते हैं।
2. को खोलो डेटा रिबन से टैब, फिर पर क्लिक करें डुप्लिकेट निकालें के तहत बटन उपकरण । एक नई विंडो दिखाई देगी जहां आप उस डेटा की पुष्टि कर सकते हैं जिसके साथ आप काम करना चाहते हैं।
3. पर क्लिक करें डुप्लिकेट निकालें बटन। यहाँ है!

4. सशर्त स्वरूपण का उपयोग करें

एक्सेल में सशर्त स्वरूपण

सशर्त स्वरूपण डेटा सेट का विश्लेषण करते समय एक विशाल दृश्य सहायता है। यह आपके भीतर मौजूद डेटा और आपके द्वारा निर्धारित मानदंडों के आधार पर सेल का रंग बदलता है। इसका उपयोग गर्मी के नक्शे, रंग कोड की सामान्य जानकारी और बहुत कुछ बनाने के लिए किया जा सकता है। आइए देखें कि आप इस सुविधा को अपने स्प्रेडशीट में कैसे लागू करना शुरू कर सकते हैं।

1. उन कोशिकाओं के समूह को हाइलाइट करें, जिनके साथ आप काम करना चाहते हैं।
2. पर होना सुनिश्चित करें घर रिबन से टैब करें, फिर क्लिक करें सशर्त स्वरूपण ।
3. का चयन करें तर्क आप ड्रॉप-डाउन मेनू से उपयोग करना चाहते हैं, या एक्सेल को प्रत्येक सेल के साथ कैसे व्यवहार करें, यह अनुकूलित करने के लिए अपना नियम बनाएं।
4. एक नई विंडो खुलनी चाहिए जहां आप अपने डेटा को ठीक से सॉर्ट करने के लिए एक्सेल को आवश्यक नियम प्रदान कर सकते हैं। जब हो जाए, पर क्लिक करें ठीक है बटन और अपने परिणाम देखें।

5. इंटरनेट से एक तालिका आयात करें

Excel में वेब से तालिका सम्मिलित करें (स्रोत: Analytics कटौती)

Excel आपको स्वरूपण या जानकी कोशिकाओं के बारे में चिंता किए बिना, इंटरनेट से तालिकाओं को जल्दी से आयात करने की अनुमति देता है। आइए एक नज़र डालते हैं कि आप इस सॉफ़्टवेयर से सीधे कैसे कर सकते हैं।

1. पर स्विच करें डेटा रिबन से टैब, फिर पर क्लिक करें वेब से बटन।
2. वेब ब्राउज़र में, उस वेबसाइट URL को दर्ज करें जिसमें वह तालिका है जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, हम एक के साथ काम करेंगे एक्सेल नमूना डेटा संदर्भ से तालिका।
3. मारो जाओ बटन। साइट लोड होने के बाद, उस तालिका पर स्क्रॉल करें जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं।
4. पर क्लिक करें इस तालिका को चुनने के लिए क्लिक करें चेकबॉक्स।
5. पर क्लिक करें आयात बटन।
6. पर क्लिक करें ठीक है । तालिका को आपके स्प्रेडशीट में कोशिकाओं के रूप में दिखाई देना चाहिए।

6. ऑटोफिल के साथ अपनी कार्य प्रक्रिया को तेज करें

Excel में AutoFill का उपयोग करना

दोहराए गए डेटा की एक श्रृंखला में प्रवेश करना काफी जल्दी थकाऊ हो जाता है। इससे निपटने के लिए, AutoFill का उपयोग करें। यह एक अत्यंत सरल और आसान सुविधा है जो दोहराए जाने वाले पैटर्न जैसे कि तिथियों को पहचानती है, और स्वचालित रूप से लापता कोशिकाओं में भर जाती है। इसका उपयोग कैसे करें

1. उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप पैटर्न के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
2. में होवर करें नीचे का दांया कोना जब तक कि कर्सर एक काले रंग में नहीं बदल जाता है + संकेत। यह ऑटोफिल सुविधा को इंगित करता है।
3. दबाएं और पकड़े रहें आपका माउस, फिर क्लिक करते समय कर्सर को नीचे खींचें। माउस को मूव करते समय आपको पूर्वानुमानित डेटा दिखाई देना चाहिए।
4. जब आप प्रविष्टियों से संतुष्ट हों तो माउस को जाने दें।

7. आराम से स्क्रीनशॉट डालें

एक्सेल में एक स्क्रीनशॉट डालें (स्रोत: वेबनॉट्स)

यदि आप अपने द्वारा खोले गए एप्लिकेशन का स्क्रीनशॉट शामिल करना चाहते हैं, लेकिन किसी एक को बचाने की अक्सर जटिल प्रक्रिया से नहीं गुजरना चाहते हैं, तो एक्सेल में आपकी पीठ होती है। इस सरल सुविधा का उपयोग करते हुए, आप किसी भी सक्रिय विंडो को स्क्रीनशॉट कर सकते हैं और तुरंत ली गई छवि को एक्सेल में डाल सकते हैं।

इसका उपयोग करने के लिए, बस पर क्लिक करें डालने टैब और चयन करें स्क्रीनशॉट । वर्तमान में खुली हुई किसी भी विंडो को चुनें, और आप जाने के लिए अच्छे हैं।

8. अपनी स्प्रेडशीट में चेकबॉक्स जोड़ें

Excel स्प्रेडशीट में एक इंटरैक्टिव चेकबॉक्स जोड़ें

क्या आप जानते हैं कि आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में चेकबॉक्स जोड़ सकते हैं? अब आप करो। यह कैसे करना है सुनिश्चित करें कि आपके डेवलपर टैब रिबन में सक्षम है!

1. उस सेल को हाइलाइट करें जिसे आप चेकबॉक्स जोड़ना चाहते हैं।
2. पर स्विच करें डेवलपर रिबन में टैब।
3. एक जोड़ें चेक बॉक्स या विकल्प बटन अपनी शीट में आपको जो चाहिए, उसके आधार पर।

9. एक्सेल शॉर्टकट का उपयोग करें

एक्सेल को हमेशा वह श्रेय प्राप्त होता है, जिसके लिए वह अपने उपयोगकर्ताओं को कई प्रकार की सुविधाएँ और क्षमताएं प्रदान करता है। एक्सेल में वास्तव में एक विशेषज्ञ बनने के लिए, आपको कीबोर्ड शॉर्टकट के बारे में जानना होगा। यहाँ कुछ शीर्ष हैं, सबसे अधिक इस्तेमाल किया गया एक्सेल शॉर्टकट अभी आपको अपने एक्सेल गेम को समतल करने के लिए पता होना चाहिए:

• एक कॉलम चुनें : एक कॉलम में सेल पर क्लिक करें, फिर दबाएं Ctrl + अंतरिक्ष चांबियाँ।
• एक पंक्ति का चयन करें : एक पंक्ति में एक सेल पर क्लिक करें, फिर दबाएं खिसक जाना + अंतरिक्ष चांबियाँ।
• सेल में एक नई लाइन शुरू करें : दबाएँ हर एक चीज़ + दर्ज जैसा कि आप एक नई लाइन शुरू करने के लिए टाइप करते हैं।
• वर्तमान समय डालें : दबाओ Ctrl + खिसक जाना + कोलोन () चांबियाँ।
• वर्तमान तिथि डालें : दबाएँ Ctrl + कोलोन () चांबियाँ।
• एक कॉलम छिपाएं : दबाओ Ctrl + ० चांबियाँ।
• एक पंक्ति छिपाएं : दबाओ Ctrl + ९ चांबियाँ।
• सूत्र दिखाना या छिपाना : दबाओ Ctrl + टिल्डे (~) चांबियाँ।

10. एक स्प्रैडशीट से ग्रिडलाइन्स निकालें

यदि आप एक्सेल में पूरी तरह से रिक्त कैनवास चाहते हैं, तो आप एक क्लिक में किसी भी स्प्रेडशीट से ग्रिड लाइनों को हटा सकते हैं। के पास जाओ राय रिबन में टैब, फिर अचयनित करें ग्रिडलाइन में विकल्प प्रदर्शन अनुभाग।

11. जल्दी से पिवट टेबल डालें

आपके डेटा का विश्लेषण और प्रस्तुत करते समय पिवट टेबल्स बेहद उपयोगी होते हैं। उन सभी कक्षों का चयन करें, जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं, फिर जाकर एक धुरी तालिका बनाएँ डालने टैब और क्लिक करें अनुशंसित धुरी सारणी ।

12. अपने सूत्र में टिप्पणी जोड़ें

टिप्पणियाँ आपके सूत्रों को खोजने या उन्हें दर्शकों के लिए अधिक समझने योग्य बनाने का एक आसान तरीका है। एक टिप्पणी जोड़ने के लिए, बस जोड़ें + एन (यहां टिप्पणी करें) आपके सूत्र के बाद। यह सेल में ही प्रदर्शित नहीं होगा, हालांकि, आप इसे सूत्र पट्टी में देख पाएंगे।

13. अपने समीकरण बनाएं

Excel आपके हस्तलिखित समीकरणों को पाठ में परिवर्तित करता है (स्रोत: HowToGeek)

Excel 2016 और बाद में, आप समीकरण बना सकते हैं और Excel उन्हें पाठ में परिवर्तित कर सकते हैं।

1. के पास जाओ डालने रिबन में टैब।
2. पर क्लिक करें समीकरण , फिर चयन करें स्याही का समीकरण ।
3. पीले बॉक्स के अंदर अपना समीकरण लिखें।

अंतिम विचार

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