आज के आधुनिकीकृत व्यावसायिक व्यवहारों में, आपको अपने डेटा को लगातार सुरक्षित रखने के तरीकों की तलाश करनी चाहिए। अधिकांश प्रमुख कंपनियां सतह पर सुरक्षित दिखाई देती हैं, हालांकि, दुर्भावनापूर्ण इरादे वाले लोग हमेशा सुरक्षा छेद का फायदा उठाने का एक तरीका खोज लेंगे। माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 इसका एक प्रमुख उदाहरण है।
यदि आप Microsoft Office 365 का उपयोग करते हुए अपने डेटा और कंपनी को सुरक्षित रखना चाहते हैं, तो आपको आगे सोचने की आवश्यकता होगी। ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म लोगों को कई तरह के खतरों के साथ आप पर हमला करने के लिए क्लाउड का लाभ उठाने की अनुमति देता है। दुर्घटनाएं भी हो सकती हैं, और उचित बैकअप के बिना, आपकी फ़ाइलें हमेशा के लिए चली जा सकती हैं।
स्वयं Microsoft के अनुसार, अपने वादा किए गए 99% अपटाइम को सुनिश्चित करने के लिए, उनका ध्यान निश्चित रूप से बुनियादी ढांचे की भौतिक सुरक्षा पर है। डेटा सुरक्षा ऑनलाइन आपकी ज़िम्मेदारी है।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 का उपयोग करने के खतरे क्या हैं?
- आकस्मिक विलोपन - हर कोई अपने करियर के दौरान कुछ न कुछ चूक करता है। दुर्भाग्य से, Microsoft 365 क्लाउड में संग्रहीत फ़ाइल को गलती से हटाने से वह हमेशा के लिए चली जा सकती है।
- ऑनलाइन सुरक्षा खतरे — आपका व्यवसाय किसी भी दिन विभिन्न साइबर हमलों का लक्ष्य बन सकता है। प्रतिस्पर्धी, हैकर्स, या स्कैमर अक्सर व्यावसायिक डेटा या वित्तीय लाभ के लिए दुर्लभ सुरक्षा वाले व्यवसायों को लक्षित करते हैं।
- कानूनी और नियामक दंड — संभावना है कि कानूनी मामलों के लिए वित्तीय जानकारी प्रदान करने के लिए आपके व्यवसाय को कानूनी रूप से आवश्यक है। यदि यह डेटा खो जाता है, तो आपको शुल्क का सामना करना पड़ सकता है और बड़ा जुर्माना भरना पड़ सकता है।
- प्रतिधारण नीति अंतराल — आपके डेटा को केवल डिलीट करने के अलावा अन्य तरीके भी हैं। कर्मचारी टर्नओवर, खराब डेटा प्रबंधन, या डेटा माइग्रेशन के दौरान डेटा अक्सर खो जाता है।
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365 के साथ काम करते समय सुरक्षित रहें
आपकी ऑनलाइन सुरक्षा बहुत महत्वपूर्ण है। निम्न विधियों का उपयोग करके Microsoft Office 365 के साथ कार्य करते समय सुरक्षित रहें:
1. सुरक्षित रूप से अपने डेटा का बैकअप लें
एक चौंकाने वाले आंकड़े से पता चलता है कि 70% से अधिक संगठन Microsoft 365 . का उपयोग करना क्लाउड-आधारित डेटा के नुकसान के बारे में जानते हैं या संदेह करते हैं। यह खतरनाक है और संभावित रूप से वित्तीय और कानूनी समस्याएं पैदा कर सकता है।
चूंकि Microsoft आपके क्लाउड डेटा का सुरक्षित रूप से बैकअप लेने का कोई तरीका प्रदान नहीं करता है, इसलिए हम काम पूरा करने के लिए किसी तृतीय-पक्ष सेवा का उपयोग करने की सलाह देते हैं। जब Microsoft Office 365 की बात आती है, तो हमारा चयन NAKIVO बैकअप और प्रतिकृति है।
NAKIVO सुनिश्चित करता है कि आपका ऑनलाइन, क्लाउड-आधारित डेटा हमेशा एक अलग स्थान पर बैकअप लिया जाता है जो हर समय सुलभ और पुनर्प्राप्त करने योग्य रहता है। आप मेल इनबॉक्स, फोल्डर या अलग-अलग फाइलों का बैकअप ले सकते हैं।
2. भरोसेमंद पासवर्ड मैनेजर का इस्तेमाल करें
एक विश्वसनीय पासवर्ड मैनेजर आपके जीवन को लाखों गुना आसान बना देता है। एक सामान्य नियम के रूप में, आपके द्वारा ऑनलाइन उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक खाते के लिए आपके पास लंबे, जटिल और अद्वितीय पासवर्ड होने चाहिए। बेशक, ऐसी सभी जानकारी को अपने दिमाग में रखना लगभग असंभव है।
हम आपके लिए पासवर्ड को स्टोर करने और ऑटोफिल करने के लिए डैशलेन जैसे पासवर्ड मैनेजर का उपयोग करने की सलाह देते हैं। अधिकांश पासवर्ड प्रबंधक आपको मजबूत, अद्वितीय पासवर्ड उत्पन्न करने की अनुमति भी देते हैं जिनका अनुमान नहीं लगाया जा सकता है या क्रूर बल के हमलों के माध्यम से प्राप्त नहीं किया जा सकता है।
3. एक एंटी-मैलवेयर ऐप इंस्टॉल करें
मैलवेयर के खिलाफ मजबूत सुरक्षा वायरस या रैंसमवेयर हमलों के जोखिम को पूरी तरह से समाप्त कर देती है। हम अनुशंसा करते हैं अवास्ट प्रीमियम सुरक्षा अविश्वसनीय रूप से विश्वसनीय और शक्तिशाली एंटीवायरस सॉफ़्टवेयर प्राप्त करने के लिए 1 वर्ष की सदस्यता के साथ 1 डिवाइस के लिए।
सुनिश्चित करें कि आपके सभी कर्मचारियों के पास उनके कार्य उपकरणों पर भी उचित एंटीवायरस समाधान हैं। यदि आपको एक साथ बड़ी संख्या में लाइसेंस की आवश्यकता है, तो सबसे किफायती समाधान एक साल की सदस्यता है McAfee कुल सुरक्षा 10-उपकरणों के लिए।
4. केवल स्वीकृत सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें
यह बिना कहे चला जाता है: किसी भी एप्लिकेशन को संदिग्ध स्रोतों से इंस्टॉल न करें, विशेष रूप से इंटरनेट से नहीं। केवल आधिकारिक स्रोतों से सॉफ़्टवेयर डाउनलोड करना सुनिश्चित करें, जैसे कि जिस कंपनी की वेबसाइट से आपने इसे खरीदा है या उत्पाद की लाइसेंस प्राप्त भौतिक प्रति।
अपने कार्य उपकरणों को भी ऐसे अनुप्रयोगों से मुक्त रखें। यदि आवश्यक हो, तो काम करने के लिए एक द्वितीयक उपकरण खरीदें और अपने लिए एक अलग व्यक्तिगत उपकरण रखें। यह एक हानिकारक एप्लिकेशन के जोखिम को कम करता है जो आपके सुरक्षा छिद्रों का शोषण करता है और डिवाइस पर संग्रहीत कार्य-संबंधित डेटा के लिए अपना रास्ता खोजता है।
5. अपने नेटवर्क कनेक्शन को सुरक्षित रखें
जबकि वायरलेस कनेक्शन अधिक सुविधाजनक हैं और हमारे समाज का एक बड़ा हिस्सा बन गए हैं, वे निश्चित रूप से वायर्ड नेटवर्क की तुलना में शोषण करना आसान है। ऑनलाइन जाते समय स्वयं को सुरक्षित रखने के लिए, निम्नलिखित कुछ युक्तियों का पालन करें:
- किसी अन्य डिवाइस से कनेक्ट करने के लिए ब्लूटूथ का उपयोग करने से बचें।
- सार्वजनिक वाई-फाई से कनेक्ट न करें, खासकर अगर उसके पास पासवर्ड नहीं है।
- सुनिश्चित करें कि आपके राउटर में WPA2 एन्क्रिप्शन सक्षम के साथ एक जटिल पासवर्ड है।
- यदि उपलब्ध हो, तो a . का उपयोग करें वीपीएन सर्विस .
अंतिम विचार
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