माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस धोखा शीट

आपने शायद पहले भी 'डेटाबेस' शब्द को इधर-उधर फेंका सुना होगा। एक डेटाबेस जानकारी का एक बड़ा संग्रह है जो उपयोगकर्ताओं को डेटा को व्यवस्थित करने, देखने, खोज करने, पुनर्प्राप्त करने और इकट्ठा करने में मदद करता है। यदि आपके पास एक डेटाबेस है, तो आपको इसे संभालने और इससे बाहर निकलने के लिए उचित टूल और एप्लिकेशन की आवश्यकता है। विशेष रूप से उन लोगों के लिए जो टीम के वातावरण में काम करते हैं और अन्य लोगों (उपयोगकर्ताओं, डेवलपर्स, समीक्षकों, आदि) के साथ डेटा साझा करने की आवश्यकता है, सही समाधान है माइक्रोसॉफ्ट पहुंच, और हमारी पहुंच धोखा शीट का उपयोग करके आप कुछ ही समय में एक समर्थक होंगे।

एक्सेस की सुविधाओं और उपकरणों का उपयोग करके अपना काम आसान बनाएं। यदि आपको लगता है कि आप जानकारी को व्यवस्थित रखने में अच्छे हैं, तो एक्सेस आपको उड़ाने वाला है। एक्सेस में फ़ाइल बनाते समय, आप अनिवार्य रूप से एक ऐसी फ़ाइल बना रहे हैं, जिसमें आपके डेटाबेस के विभिन्न भाग होते हैं। फिर आप प्रबंधन को आसान और त्वरित रखने के लिए अपने डेटाबेस को विभिन्न, संबंधित भागों में विभाजित कर सकते हैं। इन तत्वों को टेबल, क्वेश्चन, फॉर्म, रिपोर्ट आदि कहा जाता है।

एक बार जब आप इन सभी विभिन्न तत्वों को परिभाषित कर लेते हैं, तो आप एक संगठित तरीके से सब कुछ रख सकते हैं। यह आपको जानकारी साझा करने और आपूर्ति करने और एक ही फ़ाइल में संपूर्ण प्रोजेक्ट बनाने का अधिकार देता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि जानकारी, स्पष्ट, सुरक्षित और व्यवस्थित रखने के लिए एक्सेस आपकी या आपके व्यवसाय की मदद करने में सक्षम है।

इस चीट शीट का उद्देश्य लोगों को इस बात से परिचित कराना है कि नई पीढ़ियां कैसे काम करती हैं। यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि इस तरह की सुविधा-पैक एप्लिकेशन को मास्टर होने में कुछ समय लगता है। यदि आप एक एक्सेस वयोवृद्ध हैं, तो हम आपको कुछ टिप्स और ट्रिक्स की मदद से एक्सेस करने या जल्दी से अपनी मेमोरी रिफ्रेश करने में मदद करेंगे।

• युक्ति: यदि आपके मित्रों, सहकर्मियों या आपके कर्मचारियों को Microsoft Access के बारे में अधिक जानने की आवश्यकता है, तो शर्मिंदा न हों और इस लेख को साझा करें! ज्ञान शक्ति है, और आपके पास दूसरों को साझा करके सीखने में मदद करने की क्षमता है।

Microsoft Access रिबन को कैसे नेविगेट करें

हम जिस इंटरफ़ेस से काम कर रहे हैं, वह नए उपयोगकर्ताओं के लिए भ्रामक हो सकता है। यहां एक्सेस 2016 के आधार पर एक्सेस के मूल इंटरफ़ेस के बारे में थोड़ा जानकारी दी गई है। यदि आप विभिन्न तत्वों के बारे में भ्रमित हैं, तो कोई चिंता नहीं है। हम लेख में रिबन, डेटा टेबल, ऑब्जेक्ट और बहुत बाद में गहराई से जाते हैं। बस पढ़ते रहो!

सौभाग्य से उन लोगों के लिए जो अभी कुछ समय के लिए कार्यालय अनुप्रयोगों के साथ काम कर रहे हैं, एक्सेस का इंटरफ़ेस उतना अपरिचित नहीं है जितना आप सोचते हैं। रिबन, टेल मी बार, और क्विक एक्सेस टूलबार जैसे अच्छे दोस्त आपकी मदद करने के लिए वापस आ जाते हैं, जबकि एक्सेस का डेटा हिस्सा साफ और आसानी से पढ़ने योग्य रहता है।

रिबन इंटरफ़ेस के लिए एक परिचय

रिबन कई वर्षों से एक्सेस के रूप में ऑफिस सूट अनुप्रयोगों का एक प्रमुख हिस्सा है। इसे पहली बार ऑफिस 2007 में वापस लाया गया था, जिसे आसान नेविगेशन को ध्यान में रखकर बनाया गया था। आपको रिबन के साथ कई बार उप-मेनू के पुराने-पुराने मेनू का उपयोग नहीं करना पड़ेगा।

भारी दृश्य इंटरफ़ेस आपको उन उपकरणों का पता लगाने में मदद करता है जिन्हें आप जानते हैं और जल्दी से प्यार करते हैं। रिबन एक्सेस में नेविगेट करने का आपका मुख्य तरीका है, पाठ को प्रारूपित करने, तत्वों को सम्मिलित करने, कार्यों को लागू करने, अपने डेटाबेस को ट्विक करने और बहुत कुछ करने के अवसरों को खोलना।

एक्सेस के पुराने संस्करणों के विपरीत, नई रिलीज़ जैसे कि एक्सेस 2016 और एक्सेस 2019 में रिबन में आपके काम से आपको विचलित करने वाली स्क्रीन पर कम अव्यवस्था की अनुमति देने के लिए एक चापलूसी, कॉम्पैक्ट डिज़ाइन है। यह न्यूनतम इंटरफ़ेस एक्सेस को एक आधुनिक और स्टाइलिश रूप देता है जो इसे प्रतियोगियों से अलग करता है।

उपकरण और सुविधाओं का स्थान लगभग पिछले संस्करणों के समान है, इसलिए आपको अपने पसंदीदा आदेशों को खोजने में परेशानी नहीं होनी चाहिए। यदि आप संघर्ष कर रहे हैं, तो नई टेल मी फीचर का उपयोग करें।

टेल मी बार के साथ तेजी से काम करें

'मुझे बताओ कि तुम क्या करना चाहते हो' या बस 'मुझे बताओ' सुविधा का उद्देश्य पहुंच के भीतर उपकरण लाना है, भले ही आप रिबन में उनकी सही जगह नहीं जानते हैं। यह सबसे पहले 2016 के कार्यालय अनुप्रयोगों में जोड़ा गया था और साथ ही साथ कार्यालय 2019 में अपना प्रवास अर्जित किया। आप इसे रिबन पर अंतिम टैब के ठीक बगल में क्लिक करके या दबाकर उपयोग कर सकते हैं Alt + Q अपने कीबोर्ड पर चाबियाँ। आप देखेंगे कि सुविधा आपको टाइप करने की अनुमति देती है - यह तब है जब आप एक्सेस को बता सकते हैं कि आप क्या करना चाहते हैं।

आपकी प्रविष्टि के आधार पर, एक्सेस उन उपकरणों का सुझाव देगा, जो आप की तलाश में हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप टाइप करते हैं संपत्ति पत्र टेल मी बार स्वचालित रूप से उन विकल्पों को प्रदर्शित करेगा जो आपको एक संपत्ति शीट बनाने या संशोधित करने की अनुमति देते हैं, और यहां तक ​​कि शीट से संबंधित अन्य उपकरण भी सुझाते हैं।

यहां तक ​​कि अगर आप खुद को एक एक्सेस गुरु मानते हैं, तो टेल मी फीचर आपको अपने काम को गति देने में मदद कर सकता है। आपको कभी भी रिबन के माध्यम से खुदाई करने या कभी भी एक सुविधा को खोजने के प्रयास में ऑनलाइन खोज नहीं करनी होगी।

बैकस्टेज क्षेत्र से परिचित हों

जब आप पहुंच (और अन्य कार्यालय अनुप्रयोग) में फ़ाइल मेनू पर क्लिक करते हैं, तो आप उस क्षेत्र में पहुंच जाएंगे जहां Microsoft 'बैकस्टेज' कहता है। यहां, रिबन में पंक्तिबद्ध कमांड के साथ एक टैब देखने के बजाय, आपको फ़ाइलों, मुद्रण और अन्य साझाकरण विकल्पों को खोलने और सहेजने के लिए जानकारी और विभिन्न बुनियादी कार्यों का एक पूर्ण-पृष्ठ दृश्य मिलता है।

इसके अतिरिक्त, आप अपनी वर्तमान फ़ाइल के बारे में जानकारी देखने के लिए फ़ाइल मेनू का उपयोग कर सकते हैं। इसका मतलब यह है कि यह बनाया गया समय, अंतिम संशोधित, स्वामी, साथ ही फ़ाइल का आकार और बहुत कुछ देखकर। आप कॉम्पैक्ट और मरम्मत सुविधा का भी उपयोग कर सकते हैं, या किसी फ़ाइल के स्वामी के रूप में पासवर्ड सुरक्षा जोड़ सकते हैं।

Access में डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स को परिभाषित करना

अब जब हमें मूल इंटरफ़ेस नीचे मिल गया है, तो यह उन डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स से परिचित होने का समय है जो आप एक्सेस के भीतर काम कर रहे हैं। ये ऑब्जेक्ट्स आपको बाईं ओर नेविगेशन फलक में दिखाई देंगे, क्योंकि वे आपकी परियोजनाओं को बनाना शुरू करते हैं। आप रिबन पर क्रिएट टैब से ऑब्जेक्ट बना सकते हैं, और भविष्य में किसी भी समय उन्हें संशोधित करके अपने डेटाबेस में बदलाव के लिए समायोजित कर सकते हैं। आइए अपने ऑब्जेक्ट विकल्पों का त्वरित रूप से विस्तार करें:

• तालिकाएँ संबंधित डेटा को पंक्तियों (रिकॉर्ड्स) और कॉलम (फ़ील्ड) में संग्रहीत करती हैं। वे एक्सेल में कोशिकाओं के समान कार्य करते हैं, संभवतः आपकी परियोजनाओं का एक बड़ा हिस्सा बनाते हैं।
• क्वेरीज़ आपकी तालिकाओं में संग्रहीत डेटा की गणना, गणना, सॉर्ट, फ़िल्टर, परिवर्तन और जांच करते हैं।
• फॉर्म कस्टम स्क्रीन हैं जो आपको आसानी से नए डेटा दर्ज करने और एक तालिका में पहले से मौजूद डेटा को देखने की अनुमति देते हैं।
• रिपोर्ट तालिका से डेटा या मुद्रित प्रारूप में एक क्वेरी दिखाती है, जो त्रुटियों की समीक्षा और जाँच के लिए एकदम सही है।
• मैक्रों दोहराव कार्यों को स्वचालित करने में सक्षम हैं। आप एक बटन पर क्लिक करके या मैक्रो को असाइन की गई शॉर्टकट कुंजी दबाकर मैक्रो चला सकते हैं।
• मॉड्यूल प्रक्रियाओं के समूह हैं, जो विज़ुअल बेसिक भाषा में लिखे गए हैं और कार्यों को स्वचालित करने के लिए भी उपयोग किए जाते हैं।

फ़ील्ड डेटा प्रकार

एक्सेस में फ़ील्ड्स के साथ काम करने के कई तरीके हैं जो विभिन्न परियोजनाओं से निपटने में आसान बनाते हैं। उदाहरण के लिए, किसी फ़ील्ड को पाठ के बजाय संख्या के रूप में परिभाषित करना एक्सेस को उस फ़ील्ड के साथ गणना करने में सक्षम बनाता है।

यहाँ एक त्वरित ठहरनेवाला है विभिन्न डेटा प्रकार आप दर्ज कर सकते हैं और उनके व्यवहार:

• लघु पाठ: पाठ और / या संख्याओं के अधिकतम 255 वर्ण संग्रहीत करता है।
• लंबा पाठ: 64,000 वर्णों तक पाठ संग्रहीत करता है।
• संख्या: स्टोर संख्या और डेटा सेल का उपयोग करके की जाने वाली गणनाओं को सक्षम करता है।
• दिनांक / समय: स्टोर दिनांक और / या समय।
• मुद्रा: स्टोर संख्या और प्रतीक जो वास्तविक दुनिया मुद्राओं का प्रतिनिधित्व करते हैं।
• AutoNumber: स्वचालित रूप से प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक अद्वितीय संख्या प्रदान करता है।
• हां / नहीं: भंडार या तो हां या न मूल्य।
• OLE ऑब्जेक्ट: एक्सेल स्प्रेडशीट, वर्ड डॉक्यूमेंट या पॉवरपॉइंट ग्राफिक जैसे अन्य एप्लिकेशन में बनी वस्तुओं को स्टोर करता है।
• हाइपरलिंक: स्टोर लिंक जिन्हें नेटवर्क पर वेबसाइटों या फ़ाइलों को खोलने के लिए क्लिक किया जा सकता है।
• अनुलग्नक: आपको अपने डेटाबेस में एक फ़ाइल या छवि संलग्न करने की अनुमति देता है।
• बड़ी संख्या: एक गैर-मौद्रिक, संख्यात्मक मान संग्रहीत करता है। (केवल एक्सेस 2019 में उपलब्ध है।)

एक टेम्पलेट के साथ शुरू करो

क्या आप एक खाली दस्तावेज़ से भयभीत हैं? प्रवेश के साथ, आपके पास आरंभ करने के लिए आवेदन करने के लिए पहले से ही निर्मित में एक विशाल पुस्तकालय है। यह आपको किसी भी पैमाने की परियोजनाओं पर काम करते समय एक विशाल क्विकस्टार्ट देता है। आप प्रदान की गई श्रेणियों में से प्रत्येक में कई टेम्पलेट पा सकते हैं, जिसका अर्थ है कि हर बार जब आप एक नया दस्तावेज़ बनाते हैं तो एक विशाल विविधता उपलब्ध होती है। टेम्प्लेट चुनने के बाद भी, आपके पास बाद में अपने डेटाबेस को पूरी तरह से संपादित करने के लिए कई विकल्प हैं।

हमेशा अपने डेटाबेस का बैकअप लें

एक्सेस दिग्गजों के लिए यह एक टिप भी है। हमेशा, और हमारा मतलब है, हमेशा अपने डेटाबेस का बैकअप नियमित रूप से बनाएं। आप कभी नहीं जानते कि अप्रत्याशित परिस्थितियों के कारण भविष्य में आपकी फ़ाइलों का क्या हो सकता है। यह क्लाउड या एक अलग कंप्यूटर से आसानी से उपलब्ध बैकअप प्राप्त करने के लिए एक लाइफसेवर हो सकता है।

उपयोगी एक्सेस शॉर्टकट सभी को पता होना चाहिए

इस धोखा पत्र को समाप्त करने के लिए, हमने कुछ सबसे उपयोगी एक्सेस कीबोर्ड शॉर्टकट को शामिल करने का निर्णय लिया, जिसका उपयोग आप अपने काम को तेज करने के लिए कर सकते हैं:

• आप जल्दी से दबाकर एक नया डेटाबेस बना सकते हैं Ctrl + N ।
• अपने डेटाशीट या फ़ॉर्म में एक नया रिकॉर्ड जोड़ने के लिए, दबाएँ Ctrl + Plus का चिन्ह (+) अपने कीबोर्ड पर।
• आप Z कुंजी दबाकर एक पृष्ठ से ज़ूम इन और आउट कर सकते हैं।
• नेविगेशन फलक को टॉगल करें F11 ।
• किसी डेटशीट में खोज करने के लिए फाइंड टैब को खोलें या उसके साथ फॉर्म भरें Ctrl + F ।
• आप अपने डेटाबेस को तेज़ी से सहेज सकते हैं Ctrl + S ।

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